Email Signatur Guide

July 29

2013

Dette dokument er en vejledning I at tilrettelægge og bygge velfungerende email signature til Outlook

Den Ultimative Guide til e-mail signaturer i Outlook

 


 

Indhold

Ophavsret 3

Outlook 2013. 3

Indhold og Brand. 3

En e-mail signatur, lige så vigtig som et visitkort?. 3

3 lag af informationer. 4

Layout type. 4

Skærmareal 5

Eksempler med kommentarer og evt. problemer. 5

En kort, en lang?. 7

Separere Signatur fra indhold. 7

Indhold. 7

Myter om Billeder Spam ratings. 8

Vis-billeder-knappen og Vedhæftninger. 8

Red-cross of death*. 10

Fortrolighedserklæringer?. 10

Tænk grønt?. 10

E-mail-adresse med i signaturen. 10

vCards. 10

Social Medie-Bingo. 11

Besked-tekst Font 11

Teknik. 11

Andre formater. 11

Rendering. 12

At have information i billeder. 12

Billeder som referencer eller hard-copy på disken. 12

Billede Størrelse – Kalkule. 12

Background images, no use. 13

Flexibilitet og flere skabeloner. 13

Arbejdsfordeling. 13

Følg Normen: 13

Elastisk HTML. 14

Animationer. 14

Logo Optimering. 15

Telefon numre. 15

Font størrelser: 15

Størrelse, Farve og Font - triplet. 16

Fonte, og familier. 16

Kampagne sporing. 16

Korruption. 16

Tekst Flow problemer i svar e-mail 17

Udrulning. 18

OWA.. 18

Appendix. 18

HTML Eksempel 18

 


 

Ophavsret

Dette materiale er udarbejdet af DynamicSignature, og er beskyttet af Ophavsretsloven. Du må under ingen omstændigheder kopier eller gengive materialet uden samtykke. Hvis du ønsker at citere, kan du gøre dette hvis du også angiver vha. link eller anden reference, hvor du har fået teksten fra. Du kan ikke citere mere en 1000 karaktere.

Outlook 2013

Hvis du bruger Outlook 2013, skal du lave en indstilling i registreringsdatabasen, hvis du vil bruge en signatur som er design med en normal html WYSIWYG editor, og denne signatur indeholder et billede / logo. Dette skyldes, at siden Microsoft nu forsøger at få folk til at flytte deres e-mail til en hosted mail-server (Cloud eller andet)er det blevet en stor bekymring for dem, at begrænse mængden af ​​data, der skal gemmes deres databaser. Så i stedet for at sende et billede vil Outlook forsøge at efterlade billedet som en reference, medmindre andet er angivet.

Indhold og Brand

 

En e-mail signatur, lige så vigtig som et visitkort?
Jeg skal undgå at forklare dig at smagsløse signature med Comic Sans og hoppende GIF’er kan skade din virksomhedens image. Det kan der måske være noget rigtig i. Teoretisk set. Men sådan ser verden vist ikke ud. Den slags skadelige signaturer ville ikke overleve mange timer uden en påtale fra sidemanden.

Der er også generelt en vis overbærenhed med de lidt mindre stilfuld signature pga. e-mail mediets historie. Det startede jo med monokrome skærme og ren tekst, og derfor var e-mail kun indhold. De indeholdt ingen varemærke-værdi.

Men langsom gled det over i html uden de fleste skænkede det en tanke. Det blev bare muligt at sætte fonten og størrelsen. (Faktisk var der en kort format-krig, hvor RTF var kandidat til at tilvejebringe flere udtryksformer end blot ren tekst. Nogen husker måske winmail.dat filen man tit fik hvis man brugte Outlook Ekspres.)

Så med html kom også faren ved en overdreven fascination for fonte og farver. Der kom signal værdi. Men kun med nogen forsinkelse er folk begyndt at tænke over denne værdi.

Hvis du læser dette dokument mener du nok det er vigtig, så jeg skal i det følgende prøve at redegøre for de mange aspekter, så du kan træffe nogle begrundede valg.

Lad mig slå fast med det samme at jeg ikke er nogen Brand ekspert.

Hvor vigtig det er for en virksomhed, at udnytte e-mail mediets branding mulighed er meget forskelligt.

Jeg får e-mails fra Microsoft som er helt tekst baserede. Og i virksomheder hvor meget af korrespondence håndteres gennem sags-systemer kan det være en gene at have for meget overflødigt formatkode.

Jeg mener det vigtigste er at der sættes en norm for hvordan kommunikationen ser ud. Korte e-mail signaturer er at foretrække. Og det er vigtigt at en signatur indeholder den rigtige mængde kontakt information. Det er i bund og grund det en signatur handler om.

3 lag af informationer

En e-mail består af 3 lag informationer. Lad os se det i kontekst med en analogi til det gammeldags brev.

1.       I bunden selve beskeden, eller indholdet. Brevet. (DATA)

2.      Uden om det er konvolutten, med afsender information. Adresse og telefonnummer m.m. (META DATA)

3.      Og denne konvolut kan være lavet på trykkeri, med flotte farver og logo. (PRÆSENTATION)

Din opgave er at tage stilling til hvilke meta-data du skal have med, og hvordan disse skal vises.

Så nogle af de samme regler gælder for e-mail som for breve.

Hvis vi overfører vores moderne adfærd til den gamle verden bliver det mere klart.

Modtageren af dit flotte papir-brev, sætter det i sin skrivemaskine, og tilføjer sit svar forneden på dit brev, og lægger det tilbage i din konvolut, og lægger så denne ind i en af sine egne konvolutter med flotte farver og logo, og sender det retur. Den skrivemaskine han skrev på var af et andet fabrikat, så det blev med en anden font. Da den tredje person skulle svare på dette brev, ville han gerne beholde originalen, så han tog en fotokopi og svarede på bagsiden af denne. Kopimaskinen han brugte trængte til en ny farve patron. (Svare i ren TXT format fra et sags system)

Det er naturligvis et maleri, men det er lidt det miljø en signatur skal operere i. Og det er en vigtig forståelse. En e-mail adskiller sig ved at man aldrig vælge ”Ny e-mail”, men ”Svar” når man skal svare på korrespondancen.

Det er dette faktum som gør at de fleste virksomheder vælger en signaturform som er afdæmpet. En e-mail kan komme til at ligne CNN’s hjemmeside.

Layout type

Man kan vælge mellem et format som er bredt eller højt. Der er ikke et format som entydigt fungere bedst. Det brede format klar sig godt i en korrespondance hvor der svares mange gange på en mail, fordi den brede form ikke påvirker længden så meget. En signatur på 2-3 linjer, giver ikke kolossalt meget scrol efter mange svar.

Derimod klar den høje signatur sig godt på skærm, og særligt på de mange nye mobile enheder, hvor der ikke er særligt meget skærm. Af eksemplet længere nede, har brugeren ”Preview” slået til. Og det er ikke meget af selve e-mailen som er synligt.

Skærmareal

Når man skal beslutte sig for hvordan et design skal være må man starte med at se på hvor stort et areal man har at disponere over. Og i sandheden ved vi faktisk ikke præcist hvordan modtageren læser sine e-mails. Vi ved hverken om han har Outlook eller han kun har en del af skærmen til at læse i. Så et design må bygge på et gæt. Vi gætter på hvad der er fællesnævneren i år. Vi skal nok som udgangspunkt satse på en signatur som er kompakt, for det vil virke de fleste steder.

http://public.bay.livefilestore.com/y1pXuutuQ0fzI1OL4w2WS8iXOwLmh-kC9014FRWFtLoklbNDwb8lhi6TtS60hynsfxy0_Oe8Evhwe05AoOj7ptPbA/3.jpg?psid=1

 

Det er min erfaring at en størrelse på 500x100 px i det brede format, eller 300x250 px i det høje format er gode størrelse. Bare sådan cirka.

Eksempler med kommentarer og evt. problemer.

Fra simpelt til mere avanceret

1.       Det hele er kun et klik væk.

With optimism,

Dmitry Subarovska

http://minwebside.info

 

2.      Ren tekst. Bemærk at der ikke er brugt store bogstaver. Man tænker grøn skærm og blinkende cursor.

/////////////////////////////////////////////////////////////////

// anders von and           //   anders@ande.by                //

// freelance designer &     //   www.andersand.com             //

// photographer             //   +47 22 33 44 55               //

/////////////////////////////////////////////////////////////////

// media studies / communication science & art history         //

//                                                             //

/////////////////////////////////////////////////////////////////

 

3.      Enkle midler med en farve fra virksomhedens design manual

4.      Enkelt med logo og farve
Bemærk at firmaets navn står i signaturen. Det er godt fordi logoet ikke giver mulighed for at søge på teksten eller kopiere den.

5.     Relativt avanceret, og giver en stærk samhørighed med deres website. Den nederste del er en banner-reklame. Dette er en virksomhed hvor 3 ud af 4 e-mail bliver sendt til omverdenen, fordi det er en salgstung virksomhed.

 

 

En kort, en lang?

I Outlook kan man have forskellige signature til nye e-mail og til svar e-mail.

Så i stedet for et afdæmpet layout til både ny/svar e-mail, kan du vælger at bruge logoer og farver til en mere visuel grafisk signatur, og så have en kort version til svar, hvor der måske bare står

”Hilsen Ole
T: 23235877”

Separere Signatur fra indhold

Din e-mail signatur bør tydeligt adskille sig fra selve indholdet. Den kan godt være lavet i en form som minder så meget om almindelig tekst at modtageren visuelt forveksler den med en besked. Mennesker er gode til at opfatte ting som hørende sammen eller værende adskilt. Det foregår underbevist. Det er noget med om ting ligner hinanden, og om der er klare mellemrum mellem tingene. Det er lidt en videnskab i sig selv. Brug et par linjeskift eller en streg til at signalere at det er en anden type indhold. Farveforskelle og anden skrifttype kan også gøre det, og så kan du måske have signaturen tættere på uden der bliver forvirring.

Nogle kloge hoveder forsøgt faktisk at få indført en norm om at en signatur skulle adskilles fra budskabet med 2 bindestreger og et mellemrum, efterfulgt af ny linie (-- \n). Med sådan en standard kunne man lave e-mail klienter der kunne fjerne signaturen når man svarede på en besked, og derved forhindre at en besked blev fyldt op med signaturer efterhånden som flere personer svarede på den. Men den standard vandt aldrig indpas. Du har måske uden at tænke over det set -- tegnene lige før en signatur?

Indhold
Hvad bør komme med i en signatur? (meta-data)

Din e-mailsignatur bør indeholde:

·         En hilsen. Med venlig hilsen, Varme hilsner,

·         Dit navn.

·         Din jobtitel

·         Virksomhedens Navn

·         Telefon nr. til omstillingsbordet

·         Din post adresse (mere herom senere)

·         Din webadresse

Din e-mailsignatur kan også indeholde: (meta, præsentation og legal)

·         Logo og/eller andre identitets elementer.

·         Dit direkte telefonnummer

·         Dit mobilnummer

·         Hovedkontor / besøgs / indleverings - adresser

·         Virksomhedens sociale profil(er)

·         Fortrolighedserklæring

·         Link til vCard fra CMS med ansattes informationer. (Aldrig vCard vedhæftet!)

·         Nogle EU lande (F.ks. UK og DE) har krav om hvad der minimum skal med. Særligt omkring firma navn, moms nummer osv. Så check om der er regler for dit land.

 

Myter om Billeder
Spam ratings

Man høre jævnligt om at hvis man har signature med billeder I så blive ens e-mail fanget I spamfiltre.

Det er imidlertid en myte at et billede i signaturen får dine e-mail til at ryge i spamfiltre. Jeg tror denne myte går tilbage til en kort periode hvor spammere begyndte at sende deres beskeder skrevet ind i et billede, som blev placeret i besked feltet. (Ikke som en vedhæftning) På den måde kunne et spam filter ikke se hvad der stod. Det var meget succesfuldt ind til man så fandt på spamfiltre der faktisk kunne OCR genkende teksten på billederne. Og der tror jeg at man i perioden op til dette, i desperation satte ”scoren” op hvis der var et billede i e-mailen.

I dag er filtrene meget mere avancerede og kigger på op mod 200 forskellige parametre. Så selvom du skulle have et billede som har farve der minder om hud, eller et logo med firmanavnet ”Via Grape Fruit” som OCRmæssigt ligner ”Viagra pe fruit”, så er det kun en enkelt parameter, og vil ikke have nogen overordnet konsekvens.

Jargon: En spammer har ingen reverse DNS, og er på Dynamisk IP, han forfalsker message headeren, hans besked er check-sums registreret i diverse clearing houses, den statistiske sammensætning af beskeden score højt på Bayes, udvalgte spam ord er der mange af, der er links som er på DNS-B lister, osv.

Vis-billeder-knappen og Vedhæftninger

Der er også en del som mener at hvis man har billeder I signature så vil modtageren se din e-mail som havende en vedhæftet fil, eller modtageren ser ikke dit billed, men skal trykke på en knappen “vis billeder”. Det er en myte.

Bagrunds-stof:

Hvis du vil sende et billede via e-mail har du 2 muligheder. Næh 3.

Vedhæftninger:

Du kan enten vælge ”vedhæft fil” og bruge stifinderen til at udpege et billede. Filen vises i en boks for sig selv. Det kaldes en vedhæftning. Billedet vises kun ved et ikon.

Dette er en reel vedhæftning og vil, når modtager kigger på din e-mail, blive vist med det lille klips-ikonet, som indikere vedhæftning.

Ja ja du tænker nok at det er trivielt. Men det er det ingenlunde. For du kan faktisk snildt blive lagt for had hvis ikke du har forstået dette korrekt. For hvis alle de e-mails du sender har en vedhæftning pga. din signatur, så kan modtageren ikke finde de e-mails hvor du rent faktisk har vedhæftet et Word dokument, og de vil snart synes at din signatur er meget irriterende. Derfor snakkes der om dette.

Indlejring

Eller du kan trække et billede over i tekst feltet hvor du også skriver din besked.

Dette kaldes indlejring. (Embedding / MIME Base64)

I nyere Outlook versioner vil billedet blive medsendt på en måde så modtagerens e-mail program véd, at den ikke skal vise papirklips ikonet, men i stedet vise billedet i beskedteksten. Og det er sådan billeder i e-mail signaturer sendes*

Linkede billeder

Den 3. måde er en metode som er opfundet til ære for dem som sender meget store mængder nyhedsbreve ud. Og er ikke en måde som almindelige e-mail brugere benytter sig af.

Et billede fylder relativt meget i fht. almindelig tekst. Så skal man sende f.eks. 1 million e-mails så er der en gevinst ved at erstatte alle billeder i sådan en e-mail, med referencer til dem. Så vil brugeren kun hente billederne hvis denne er interesseret i at læse brevet. Det er jo ofte kun 1-5 % som læser sådanne beskeder. Derfor har man opfundet ”Vis billeder” knappen.

Myte-knuser

Det er en myte at en e-mail signatur skulle kunne få sine billeder vist som vedhæftninger. Nåh ja lige med undtagelse af når… Jo der er undtagelser. For selv i 2012 er der stadig ikke fuld enighed om standarderne. Så hvis du sender en e-mail med indlejrede billeder til en MAC så bliver de vist som vedhæftninger, og hvis en Lotus Notes klient svare på en e-mail med indlejring, så bliver billederne vedhæftet. Så i 99% af tiden er der ingen problemer. Ok ja ja det er smart med MAC, så 97% da… Hold nu op, og lad mig tale færdig.

Red-cross of death*

Indlejring er en opfindelse som først blev rigtig velfungerende i 2003. Der var problemer i Outlook 2002 og tidligere, med at indlejre billeder. Så der kunne opstå en situation hvor dit billede ikke kunne ses, men i stedet blev vist ved det famøse røde kryds. Særligt hvis man svarede på en e-mail, kunne det gå galt. Men det er længe siden nu.

 

Fortrolighedserklæringer?
Er en irritation for alle parter. Undgå det så vidt muligt. Og hvis den juridiske afdeling insisterer, så tag en snak med dem igen.

De fleste mennesker bryder sig ikke om trusler. Og jeg tror ikke der nogensinde har været en dom til at bakke sådanne skriverier op.

Man indgår ikke i en bindende fortrolighedsaftale bare fordi man skriver det til nogen. Den anden part skal også acceptere forholdet.

Og en dommer vil nok mene at du som afsender ikke har taget de nødvendige skridt for at sikre fortroligheden, hvis du sendte informationerne i en e-mail som jo de facto ikke er krypteret.

”Mange tak for din ordre. Vi ser frem til at lave forretning med jer i fremtiden.” efterfulgt af en disclaimer som lyder ”Ovenstående er ikke et udtrykker for virksomhedens mening”, kan have uheldige følger.

Tænk grønt?

Kommentar fra bruger: Jeg finder det rigtig irriterende, når folk tilføjer "Tænk før du udskriver"-meddelelsen. Det sker ofte, at når jeg virkelig behøver at udskrive en e-mail, så lander denne note rent faktisk på den anden side, og jeg spilder en hel side dette nonsens. Ja, jeg kan lave min egen beslutning om, hvorvidt jeg har brug for at udskrive din e-mail, tak.

Så du skal overveje størrelsen af sådan en ”tænk grønt” notits.

E-mail-adresse med i signaturen

Jeg gør en flid ud af at tilføje min e-mail-adresse til min signatur.
Fordi hvis din e-mail går gennem en række af svar, og bliver konverteret til tekst, osv., er det muligt at brevhoved informationen med din e-mail adresse vil være forsvundet. Nogle e-mail-programmer vil måske vise et venligt kaldenavn i stedet for personens faktiske e-mail-adresse (hvis de har dem opført som en kontakt for eksempel) ... og puf, din e-mailadresse er ikke længere er anført i svarene. At have sin e-mail-adresse i signaturen sørger for at de altid kan finde den i selve meddelelsen siden hen.

vCards
Fordi vCards som vedhæftning til alle e-mails forhindre modtageren i at finde de emails som rent faktisk har en vedhæftning, bør du aldrig benytte denne indstilling.

Social Medie-Bingosocial networking iconpack 452 30 Free Social Media Icon Sets For<br /> Bloggers

Skal det med på signaturen, og hvilken værdi har det? Det kan jeg ikke svare på.

Husk bare på at de sociale medier også er varemærker og de kan hurtigt komme til at kæmpe om opmærksomheden med dit varemærke. Så du må tænke meget nøje over hvor balancen befinder sig.

 

Besked-tekst Font

Det er muligt at sætte en anden font til selv e-mail beskeden end den som Microsoft har besluttet sig til. Det er ret få virksomheder som forsøger at ændre på disse indstillinger, fordi de anser teksten i beskeden for at være neutral. Formatløs information.

Det er nok fordi, historisk set har e-mail altid har været formatløst. Husk blot på at modtageren ikke nødvendigvis har Calibri installeret. Det en Microsoft font. Så vælg en font-familie indstilling hvor den anden prioritet er noget som findes over alt, og som du kan lide, skulle Times New Roman ikke være tilfredsstillende.

Teknik

 

Andre formater

Signature er primært HTML nu om stunder, men TXT og RTF bruges også ind i mellem. I hvert tilfælde TXT.

Du kan indstille din klient til at skrive i et af de 3 formater når du skriver en ny e-mail. Ligesom klienten altid selv vælger at svare i det format som den har modtaget en besked i.

Så en e-mail signatur består altså af 3 signature. Hvis du har en signatur i Outlook kan du gå ned i ”kør” og skrive %APPDATA%\Microsoft\Signature. Her kan du se at hver signatur du har, består af 3 filer. Indholdet i disse formater kan godt være forskelligt.

Rendering

Definition: Med rendering forstås at fremvise. Du kender html fra internettet. Det er et formatsprog. F.eks. <H3>Noget tekst</H3> betyder vis ”Noget tekst” med en mellemstor font. Men der er stor uenighed om hvordan mellemstor font ser ud. Både hvad angår form og størrelse.

Outlook kan dog kun rendere et begrænset html instruktions-sæt. Og det har sikkert sin historie i at langt de fleste virusangreb kommer fra e-mail. Så Microsoft har begrænset mulighederne i Outlook for at lukker for sikkerhedsmæssige trusler.

Outlook har hidtil brugt Internet Explorer til at fremvise html kode. Men efter EU sagen om monolisering af Internettet hvor de fik en døm, har de i 2007 versionen skiftet renderingsmotoren ud med Word. Så nu er instruktions-sættet endnu mindre.

Så det er vigtigt at forstå at hvis det ser fint ud i en browser så skal du ikke forvente at det virker i Outlook.

Og det er ikke bedre på f.eks. BlackBerry som kun forstår helt enkel ting.

Her er en artikel om de nye format normer i Outlook 2007 og frem.

http://www.k67.dk/support/kb_article.php?ref=3436-ETSN-2573

At have information i billeder.
Jeg ser jævnligt en signatur hvor f.eks. adressen står i et billede.

Gade – by – postnr.

Det kan nogle gange være praktisk. Husk blot at så kan man ikke copy/paste.

Billeder som referencer eller hard-copy på disken.

Det kan lade sig gøre at lave en signatur hvor et eller flere billeder indsættes som referencer, i stedet for at være direkte tilstede på din PC, i samme mappe som din signatur. Normalt vil html ser ud som følger hvis du har indsat billedet direkte: <img src=billedenavn.gif”>

Men du kan også indsætte en absolutURL til billedet:
<img src=http://dinwebside/billedenavn.gif”>

Så vil der ske det, at først når du vælger ”ny e-mail” vil Outlook indlæse billede. (I en temp mappe på din maskine)  

Billedet vil blive indlejret som hvis du havde billedet direkte ved signatur-filen. Modtageren vil ikke se ”Vis billeder” knappen.

Men det kan give lidt problemer. Hvis f.eks. webserveren er nede, eller den er langsom.

Så med mindre der er særlige årsager, så brug ikke denne teknik.

Billede Størrelse – Kalkule

Du skal passe meget på at evt. billeder i din signatur bliver ordentlig optimeret. Det kan godt være at vi i disse tider har relativt kraftige internet forbindelser, selv i privaten. Men hver eneste e-mail bliver gemt på jeres mail server, og måske og i et journal-system.

Så lad os se på nogle tal.

Ansatte x Gennemsnitligt sendte e-mail per dag x Billedstørrelse x 200 arbejdsdage = Årlig volumen

Hvis har et logo der fylder 200kb.

100 ansatte x 100 e-mails  x 200kb x 200 dage  = 400Gb / år.

Det er en overraskende størrelse. På Exchange 2010 er max database størrelse 1000Gb. Hvis du vil have mere plads skal du op på en Enterprise version.

Store billeder har i høj grad omkostninger både på hardware og licenser til Exchange.

Og det er uden at beregn de logoer som man har modtaget udefra.

En postkasse på en Exchange server har typisk en øvre grænse på 1Gb, så det betyder ikke nødvendigvis at din virksomhed snart skal have en anden Exchange version eller flere hardiske. Det betyder nok snare at du hurtigere skal til at smide din ”gamle” korrespondance ud.

Så et billede bør nok ikke fylde mere end 50kb.

Background images, no use.

Flexibilitet og flere skabeloner
Er bygget med en hvis flexibilitet så nogle information kan udelades uden signaturen bliver inkonsistent. Nogle brugere vil måske ikke have deres mobil nr. på. Du kan selvfølgelig også blive nødt til at operere med flere layouts afhængig af ønsker og funktion.

Arbejdsfordeling
Definer hvem der er ansvarlig for layout og for udrulning. Det er ofte forskellige afd.

Følg Normen:

Hvad udgør en god signatur rent html-teknisk?

En e-mail er et html dokument som manipuleres af mange mennesker med forskellige editorer. Det er vigtig at forstå.

·         Tænk uden for Outlook.

·         Test din signatur.

·         Brug aldrig et Microsoft produkt til at lave en skabelon med.

http://accessproject.colostate.edu/udl/modules/word/word_files/convert/cleanup_html_sm.png

Du må glemme alt om CSS og DIV tilgangen / Web 2.0 og alt det sludder. Du må tænke helt enkelt. Tænk: <table>, <font> og <span>. Det er det. Undgå <div>, <p> og alt det andet.

Brug ikke CSS. Style skal være in-line. In-line er universelt accepteret.
F.eks. <H3 style=”font-color: #454566”>Tekst</H3>

Hvad er det nu med <P>?
P er problematisk fordi den har forudbestemt stil på alle platforme. Alle platforme har et indbygget style-sheet. Hvis en klient bliver præsenteret for f.eks. h3 så vil den vælge Times New Roman i 12px hvis ikke andet er angivet.

<span> og er en formatløs container. Så der er ingen forud defineret opfattelse som du ikke har kontrol over. Det som driller mest med <P>, er at den kommer hvis du laver vogn-retur, og signalere ny paragraf. Der er mere luft mellem to paragrafer end der er mellem linier. Det er lidt svært at forklare uden man falder i sov. Du må bare stole på mig her.

Brug <BR> i stedet for <P>


Elastisk HTML

HUSK at data på brugerne er variable I længde. Så din skabelon skal skalere godt.

Animationer

Animationer, Gif og Flash duer ikke. Husk igen, det er ikke web. Word som nu er renderingsmotor i Outlook har et begrænset html instruktionssæt.

Logo Optimering

Særligt når et logo eller billede skal være småt er det vigtig at det er optimeret korrekt. Og man ønsker oftest at billederne skal være meget små når det er til e-mail. Ovenfor er et eksempel hvor forskelligt et logo kan falde ud. Så når du laver et logo klar til brug i din signatur så sørg for at bruge det rigtige billede-værktøj, eller få en professionel grafiker til at optimere det for dig.

Og så er der spørgsmålet om hvilket format man skal vælge, som kan volde lidt problemer. gif, jpeg eller png?

GIF er godt til billeder for der ikke er nogen tone-overgange. Et foto f.eks. er ikke andet end tone-overgange. Et logo som ovenfor består kun af 2 farver. JPEG er godt til toner. PNG er godt til begge dele. Og er det nye format som opstod da Unisys ønskede at opkræve penge for brugen af GIF. PNG er et tabsløst kompressions format.

Så når man optimere et billede så skeler man til størrelsen af billedet i kilobyte. Nogen gange bliver GIF mindre end PNG resultatet, og så er det måske det man vælger.

Telefon numre
Læsligheden af data kan øges hvis du vælger at stille dem op på en optisk logisk måde. Vores hjerne opfatter ting som sammenhørende hvis de står tæt sammen i forhold til resten af informationsmængden. Vi ser det som en blok, eller en gruppe. Så har man f.eks. 3-4 numre som har samme form, så er det en god ide at stille dem op i en tabel som nedenfor.

Man kan også bruge ”bullits” eller ”pipes” for at skabe gruppering.

 

Font størrelser:
PT eller PX, eller relative 1,2,3. Relative størrelser er ikke så gode da det er i forhold til default indstillingerne hos modtageren. Med relativt siger du at modtageren kan bestemme hvor stor din font skal være. PX er pixel som er relativt til skærmen. PT er punkter som er i relation til den trykte form. Både PX og PT er gode størrelser. Der findes nogle tabeller som angiver forholdet. Men generelt så svare en størrelser 9PT til 12PX. Beslut hvad du vil, og prøv ikke at blande i en signatur.

Størrelse, Farve og Font - triplet.
Sæt altid de 3 basale egenskaber, font, farve, størrelse, på ALLE elementer i din signatur. Du skal endelig ikke lade dig narre af at det ser ud til at al tekst f.eks. er sort, når du arbejder med din signatur. En e-mail klient har nemlig et indbygget style-sheet. Så hvis der ikke er angivet noget konkret, om et tekst element, så finder klienten selv ud af hvordan den vil vise signaturen. Og når så en e-mail bliver sendt og besvaret nogle gange, så vil du opdage at det som var sort, ariel, 9 pt, pludseligt bliver noget helt andet, at teksten følger den af modtageren satte style.

Fonte, og familier.

Husk at verden ikke består af Microsoft. En font kan kun vises hvis den er installeret på modtagerens maskine. Så hvis du vælger Calibri, som er en ny font på Windows, så vil den blive vist som Times New Roman på MAC og Linux (Android). Og hvis du vælger en virksomheds-font (den font som din virksomhed har besluttet skal bruges i alle dokumenter der laves) så vil alle uden for organisationen se det som Times New Roman. Til dette formål kan man bruge font-familier. Så kan man sætte en prioriteret række op. Så hvis ikke Calibri er tilgængelig så skal den bruge Verdana i stedet. Eks.

<td style="font-family: Calibri, Verdana, Geneva, sans-serif;">Text1</td>

Kampagne sporing

Der findes to former for sporing af kampagner. Pixel-sporing og link-sporing.

Pixelsporing går ud på at man indsætter et billede der er 1x1 px stor som ikke kan ses. Dette billede lægges på en webserver, og indkodes i signaturen. Hver gang en e-mail så læses, vil dette billede blive hentet, og man kan så afgøre hvor man gange den e-mail blev læst. Det virker dog ikke så godt mere, fordi Outlook og flere andre ikke automatisk henter eksterne billeder, og i stedet viser knappen ”Vis billeder”.

Link-sporing i en kampagne fungerer på den måde at linket peger på et system særligt indrettet til at analysere kampagner med. Det er ofte CRM og CMS systemer man bruger til den slags. Når en kampagne skal analyseres, opsættes kampagnen i f.eks. CRM systemet, og der genereres en særlig tælle URL. F.eks. www.dynamicsignature.com/crm/33j43k4j. I CRM systemet peger denne URL videre til den rigtige kampagne. Når en bruger klikker på linket i kampagnen kommer han først til CRM’et som registrerer klikket, og straks sender brugeren videre til selv kampagne siden, ofte uden brugeren når at se det. På den måde kan man bygge et system hvor man kan analysere hvor de forskellige gæster kommer fra. Om de havde reageret på en e-mail eller så en reklame på en anden webside osv.

Advarsel: Phishing problem. Du skal passe meget på med denne teknik. I dag foregår der meget pirateri hvor et link giver sig ud for at være f.eks. Paypal men er noget helt andet, for derved at kunne skaffe dit password. Så moderne antivirus/antispam løsninger skanner links. Så hvis din kampagne URL er www.domaine1.com så skal du sørge for at dit CRM ikke ligger på www.domaine2.com. Altså at den viste URL er ét sted, men brugeren først kommer hen til at andet sted. Det vil f.eks. ske hvis du køber denne ydelse hos en udbyder.

Korruption
Med alle de forskellige platforme er det en stor udfordring at fremstille en god signatur. Retransmission vil ødelægge en signatur. Fra Outlook til Notes eller MAC og tilbage igen. For slet ikke at tale om Android tablets og iPad, og en fager ny verden af mobil telefoner. Der har altid været mange problemer med forskellige browsere, og det er den samme dialog med e-mail fordi det også er html. Og da mange af de nye platforme har langt svagere processorer så er de også blevet begrænset i deres evne til at håndtere html. I dag skrives der HTML 5.0. Men nogle af de mobile enheder kan kun fortolke HTML 1.1 strict f.eks. Så når de får en html e-mail må de ofte strippe det væk som de ikke kan håndtere. Et godt eksempel er Apple. Hvis man sender en e-mail med et indlejret billede (billedet befinder sig nede i teksten) og man svare på denne med et Apple produkt, så vil billedet blive lavet om til en vedhæftning. Og så er spørgsmålet så, om man skal lave en signatur uden logo pga. dette, eller man skal ignorere det.

Men grundreglen er at lave god html, efter laveste fællesnævner. Simple HTML.

Tekst Flow problemer i svar e-mail

Du bør altid have din e-mail signatur inden i en container der er 100% bred. F.eks. en tabel eller en DIV blok. Det vil forhindre at tekst flyder op ved siden af din som i eksemplet nedenfor.

Figur 1 - Flowing text

Figur 2 - Blocked Flow

Udrulning

Du kan vælge at lægge en skabelon på et delt drev eller skrive en notits om dine guidelines på intranettet, og vedlægge en instruks om hvordan det skal gøre i fht. Outlook f.eks.

Du kan også vælge at bruge et stykke software. Det gør langt de fleste i dag. Og der er mange fordele ved det. Den største fordel er nok at du kan sikre at det bliver udført i det omfang der ønskes og iht. den norm der er sat. Ikke iht. hvor mange der har set din vejledning.

Et godt værktøj vil desuden også generere html som er kompatibelt med internettet. (Diverse platforme), vil sikre at alle får en signatur, at alle bruger den som tænkt, og du kan tilføje en kampagne som du siden hen tager væk igen.

DynamicSignature er et meget benyttet produkt til at rulle signature ud med.

OWA

Nogle af de bedre software løsninger kan også sende en signatur over på Outook Web Access så når de arbejder hjemmefra eller er på konferencen så er signaturen også sat der.

Appendix

 

HTML Eksempel

 

<HTML>

<BODY>

<DIV>

<span> Med venlig hilsen</span>

<br>

  <TABLE cellSpacing=0 cellPadding=0 width=100% border=0>

    <TBODY>

<TR vAlign=top>

<TD align=left>

    <span>###NAME###</span>

    <span>###TITEL###</span><br><br>

    <a href="http://###LOGOURL###">

       <img height=35 alt="###FIRMA###" src="logo.gif" width=150 border=0>

    </a><br><br>

    <table width="150" border="0" cellpadding="0">

      <tr>

        <td align=left valign="top>

              ###HQLABEL###<BR>

        ###DIRECTLABEL###<BR>

        ###MOBILLABEL###<br>

              ###FAXLABEL###<br>

        www:</td>

        <td align=left valign="top">

              ###HQTELEFON###<BR>

        ###DIREKTE###<BR>

        ###MOBILE### <br>

              ###FAX###<br>

        ###URL###</td>

      </tr>

    </table></TD>

      </TR>

</TBODY></TABLE>

  ###KAMPAGNE###

</DIV>

</BODY>

</HTML>